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    岗位课程

    行政助理

    来源:行政助理 时间:2017-10-31 14:08:25

    职责

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    不同行业的行政助理有不同的职责,工业企业的行政助理的主要职责:
    1.负责员工的考勤,于次月第一个工作日提供考勤报表并存档;
    2.负责员工档案管理,包括原始档案的收集、整理、归档、电子档案的建立;[1] 
    3.对一般文件的起草和行政人事文件的管理;
    4.依据人力资源要求计划,组织各种形式的招聘工作、收集招聘信息、协助招聘工作;
    5.处理人事日常管理工作,负责请假、招聘、录用、保险、合同等人事手续的办理;
    6.及时办理相关证件的注册、登记、变更、年检等手续;协助做好公司人力工作的管理、培训与指导;
    7.组织公司各种活动的策划;
    8.负责办公用品采购计划制定及物品领取管理。

    能力要求

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    行政助理[2]  必须能够熟练地准备统计报表、书面报告以及做管理方面的演说。要求熟练掌握个人电脑技术、MS Word、Excel和PowerPoint,以及创建多种专业文件的经验。
    分析性思维很重要,因为他们经常需要对自己的工作进行轻重缓急的判断,并且要对公司的发展和表现进行逐步地监控。
    行政助理们需要有非常好的组织能力,传播公司的正面形象并很好地反映在组织工作中,熟悉如何进行控制。

    教育要求

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    初级职位的最低要求一般是专科文凭和熟悉基本办公技能。
    很多职业技术机构和社区学院都提供一到二年的能对申请人有利的办公管理课程。
    公司可能提供现场培训,尤其针对那些医学或法学领域的专业职位。

    职业前景

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    该职业的就业前景预计会以中等增长速度持续增长过2012年。
    1.协助行政经理完成公司行政事务管理;
    2.参与公司绩效管理、
    考勤等工作;
    3.参与公司行政、采购事务管理。

    具体工作

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    在各种行政事务方面帮助和服务于公司员工,例如负责订机(车)票,联系各种培训事宜,联系和管理公司交通班车服务,食堂餐饮服务管理,与外部物业管理联络督促其更好的服务于公司,联系和协调各种集体活动例如集体外出旅游、受训、公司运动会、年会和晚会等?;拱ü芾砗妥橹?a target="_blank" style="color: rgb(19, 110, 194); text-decoration-line: none;">办公室文具供应,办公设施的管理等。
    行政助理具体工作如下:
    1.记载员工出勤情况;
    2.记载工作时间和加班时间;
    3.考核计算扣加工资和加班工资等;
    4.处理和维护主管日程,准备和完成各类文件报表;
    5.阅读和分析各类信息,制定工作计划,做好时间分配;
    6.协助审核、修订行政管理规章制度,执行日常行政工作;
    7.传达通知、分发文件;
    8.安排公司各种会务和组织员工各种活动;
    9.接待访客并决定是否让主管或其他工作人员与之会谈;
    10.对公司各种文件和档案进行整理、归档;
    11.履行办公日常职责,如办公用品采买、管理和分发,维护记录管理系统和执行基本的簿记工作等;
    12.办理各种行政事务和手续,比如填报报表、公司年检、复印打印等;
    13.负责平时员工福利的采购工作,比如日常的水果、中秋的月饼、公司年货、生日礼品、节日礼品,等等。

    成功方式

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    第一步:明确职业定位,规划职业发展方向。
    年龄越大?;性角?,及时明确职业定位、做好长远发展规划势在必行。众多前来咨询的“30岁女秘书”出现职业困惑的根本原因,是她们没有明确个人的职业定位,对未来的职业发展没有做好准备,因此在现有的岗位上混日子、无从突破。因此,要想走出职业困境,第一步就是要尽早地确定职业目标,并且确定长远的职业发展方向,这样才能在未来的职业之路上有的放矢、少走弯路,朝着目标的方向迈进。
    第二步:积极充电,紧绕职业目标提升。
    在职业发展的过程中,综合能力、经验定位和学历的契合程度决定了你的发展高度和方向。把握好三者之间的关系,是突破职业发展瓶颈的关键。因为入职门槛不高,很多辅助性岗位上的从业人员没有建立起自己的核心竞争力。要建立核心竞争力,除了在岗位上努力学习各种工作技能之外,另外一个重要的途径就是及时充电。需要强调的是,充电不可盲目,而应该围绕自己的职业规划和目标进行学习与提升,才能使学习“投资”得到收益。
    第三步:积累人脉,为未来发展做储备。
    辅助性岗位有一种潜在的优势:与人沟通和交流的机会多。以秘书为例,企业中只有经理及以上的人员才可以配备秘书,与他们工作往来的人大多身居要职。所以,作为领导身边的贴心人,秘书就拥有了和这些人员打交道的绝佳机会。聪明的秘书总是可以从中积累丰富的经验、阅历、良好的人际关系以及各种知识和能力,包括心理素质,甚至可以从管理者的失误中吸取失败的教训。

    注意事项

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    面试要点:
    第一,身为行政人员,衣着是很重要的,因为你负责执行公司管理层的管理精神,一个正面的,健康的,积极的形象是很重要的,起码你要让人看起来觉得你稳重、大方、可以信任。
    第二,反应灵敏,一个行政人员,绝不能呆板,当你睁着茫然的大眼睛看着招聘人员的时候,你就直接回家等消息吧。一个成功的行政人员一定是聪明与才智兼备的。
    第三,脱颖而出的能力,在一堆人里面,也许你不是条件最好的,你得有脱颖而出的本领,注意一些细节,比如说,制造一个话题,占主导地位,你的口才,你的分析能力,都是面试官会观察的内容。[3] 

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